Det er krav om underskrift på vedtaksbrev. Denne siden inneholder retningslinjer for når og hvordan vedtaksbrev skal underskrives. 

Rutinen er gjeldende for alle nye og gamle vedtaksbrev og vedtaksmeldinger for statlige ytelser fra Nav.

Underskrift

Med underskrift mener vi ikke håndskrevet signatur, men maskinskrevet navn på saksbehandler eller leder.

Når én eller to saksbehandlere har utført en konkret saksbehandling/vurdering som har ført til at det er skrevet et brev eller vedtak, skal dette brevet alltid underskrives av saksbehandleren/saksbehandlerne, eventuelt av en leder, med fullt navn. I saken hvor det er utført to-trinns kontroll skal det være med-signatur.

Hensynet til habilitet og god forvaltningsskikk tilsier at det bør fremgå hvem som har fattet vedtaket og brev fra Nav. Dette begrunnes med åpenheten og tilliten til det offentlige, og mulighet for kontroll fra allmenheten.

Det kan være enkelte situasjoner, hvor hensynet til den ansatte kan begrunne at signering med fullt navn ikke gjøres, eventuelt at det signeres av en leder i stedet. Slike tilfeller skal tas opp med nærmeste leder.

Masseutsendelser og helautomatiske brev og vedtak skal ikke underskrives. Brev og vedtak av denne karakteren er ikke et resultat av en konkret saksbehandling av en saksbehandler og skal derfor ikke ha underskrift med navn. Ved behov kan likevel seksjon eller avdeling i enheten komme fram.

Det skal opplyse i brevet at det dreier seg om en masseutsendelse eller at det er et automatisk vedtak (for eksempel automatisk vedtak om barnetrygd utløst av melding fra folkeregisteret).

Enhetsnavn

Når vi fatter enkeltvedtak skal det gå tydelig fram hvilken enhet saksbehandleren er ansatt i.

Dette er viktig for å ivareta habilitetskravene i forvaltningsloven. Derfor spesifiserer vi både enhet og geografisk plassering, for eksempel Nav Arbeid og ytelser Oslo eller Nav Klageinstans Sør.

I brev som ikke er enkeltvedtak, som for eksempel innhenting av dokumentasjon og varsel om saksbehandlingstid, bruker vi kun resultatområdets navn, det vil si uten geografisk spesifisering. Eksempel: Nav arbeid og ytelser, Nav klageinstans eller Nav kontroll.

Navn til saksbehandler

Navnet til saksbehandler skal skrives etter følgende formel: Fornavn mellomnavn etternavn

Hvis to underskrifter

Hvis brevet skal ha to underskrifter, plasseres underskriften til leder eller beslutter til venstre og saksbehandler til høyre.

Vennlig hilsen

Vi skriver «Med vennlig hilsen» i alle brev, også i avslagsbrev, varselbrev og innhentingsbrev.

Vi lar altså ikke avslutningen på brevet være avhengig av innholdet eller budskapet. Vi er høflige og vennlige uansett hva det handler om:

Med vennlig hilsen

[navnet på saksbehandler]

Nav [geografisk enhet]

Endringer