Et varsel er en kort tekst eller notifikasjon. Et varsel kan vises på innloggede deler av nav.no. Varsler kan også sendes i andre kanaler som på sms eller i e-post.
Hensikten er å si fra om at noe har skjedd, eller noe NAV mener personen må gjøre eller bør vite om.
I tillegg til begrepet varsel bruker vi begrepet "eksternt varsel". Dette bruker vi om varsel på e-post eller sms.
E-post og sms er usikrede kanaler hvor vi kan si lite om hva varselet gjelder. Hensikten med et eksternt varsel er derfor ofte å få personer til å logge inn for å få vite mer.
Hvilke løsninger fins?
Vises til innlogget privatperson, eventuelt med sms/epost som tillegg. Tidligere kalt brukernotifikasjoner. Nærmere beskrevet lenger ned i artikkelen
Med dokumentdistribusjon mener vi her utsendelse av brev til privatpersoner. Du kan få brev i ulike kanaler og varsel avhenger av kanal:
I Digital postkasse for innbygger (DPI). Dette er Digipost eller e-Boks. Brev sendt på denne måten, varsles fra postkasseleverandøren. Altså Digipost eller e-Boks. Brevet vises i dokumentoversikten din på nav.no, men varsles ikke av NAV.
På nav.no. Folk som ikke har valgt digital postkasse, kan få brevet via nav.no. Da varsler NAV selv, ved hjelp av samme løsning som andre varsler på nav.no. Brevet vises i dokumentoversikten din.
På papir. Folk som har reservert seg mot elektronisk kommunikasjon eller av andre grunner ikke kan motta digitalt, vil få papirbrev til sin postadresse. Slik brev varsles ikke.
Doknotifikasjon er en teknisk løsning hos team dokumentløsninger som benyttes for å sende varsel til en gitt mottaker. Varsel sendes kun som sms/epost.
Denne løsningen kan være aktuelt hvis det ikke skal vises til en privatperson ved innlogging på nav.no. Brukes for eksempel ved behov for å sende varsel til nærmeste leder i sykefraværsoppfølgingen.
Et varsel gjør det mulig for team å sende en beskjed eller oppgave til en spesifikk person. Alle varsler vises etter innlogging på nav.no: i varselbjella i toppen og som et lenkepanel på Min side.
Mobilvisning av innhold i varselbjella på nav.no
Mobilvisning av Min side med inngang til aktive varsler
Varselet produseres ved å publisere en hendelse på en Kafka-strøm. Deretter vil team Min side vise dette for sluttbruker. Les mer om hvordan ditt team kommer i gang (teknisk dokumentasjon, krever NAIS-device for tilgang).
Teamene kan selv deaktivere varselet igjen, hvis det ikke er relevant lengre. Deaktiverte varsler vil fortsatt vises i oversikten over tidligere varsler.
Tidligere varsler lister ut inaktive varsler siste 12 måneder. Det kan være oppgaver som er løst eller beskjeder som er lest eller arkivert. De er ikke lenger klikkbare. Vises kun med tekst og dato.
Beskjeder
Typisk en informasjonsmelding. Denne krever ikke nødvendigvis noe mer handling fra personen.
En beskjed deaktiveres ved å klikke på lenken, eller ved at personen arkiverer meldingen selv. Eksempel: «Vi har mottatt din søknad om AAP.».
Teamet som produserer beskjeden kan, i tillegg til visning på nav.no, velge å bestille ekstern varsling. Tenk nøye gjennom om det er nødvendig å varsle på epost eller sms. Les mer om ekstern varsling nedenfor og ta kontakt hvis du er i tvil.
Oppgaver
Oppgave brukes når det er behov for at en person gjør en konkret handling. For eksempel «Vi mangler et vedlegg for å behandle søknaden din. Last opp vedlegget her.»
Personen kan ikke selv klikke bort oppgaven. Her må du som produsent holde styr på når oppgaven er fullført. Bruker kan varsles om oppgaven på SMS eller e-post.
Et varsel på nav.no kan opprettes med eller uten eksternt varsel. Standard er uten. Hvis et varsel opprettes uten, vil det kun vises til den aktuelle bruker etter innlogging på nav.no.
Hvis en person mottar veldig mange e-poster og sms-er fra NAV er ikke dette heldig. Hverken for personens relasjon til NAV eller effekten av å sende eksterne varsel. Derfor er det viktig at du tenker over:
Er det juridisk nødvendig?
Tilfører det noen sikker verdi for den som mottar det e-posten eller sms-en?
Dersom man oppretter en beskjed eller oppgave med ekstern varsling, vil varslingsteksten i utgangspunktet være en standardtekst som følger varseltypen:
Dersom varselet opprettes med ekstern varsling, kan produsenten av varselet bestemme:
Preferert kanal. Om teamet foretrekker sms eller e-post. Det betyr at teamet kan velge at for eksempel for dette varselet skal det sendes sms. Utsendingen vil da forsøke å sende sms til mottaker.
Det blir likevel sendt e-post hvis den aktuelle personen bare har e-postadresse registrert i Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR).
Hvis det ikke spiller noen rolle om det sendes på e-post eller sms, trenger man ikke fylle ut preferert kanal. Da blir det som hovedregel e-post. Det bestemmes i selve utsendelsen.
Varslingstekst. Teamet kan overstyre standardtekstene. Tenk nøye gjennom behovet her. De som velger å overstyre tekst har et ansvar for å vurdere innholdet i teksten de setter.
Tekst i eksterne varsler
Eksempel på sms-varsel med tekst om å logge inn for å lese en melding
Tips
Prinsipper for tekst i varsler på e-post og sms.
Korte tekster som ikke avslører noe om forholdet til NAV. (Personvern, dette er usikre kanaler.)
Ingen lenker. Vi ønsker ikke å venne brukerne til å klikke på lenker. Folk bør være forsiktige med å trykke på lenker med tanke på svindelforsøk.
Team som velger å overstyre standardtekster har ansvar for at innholdet i tekstene følger disse prinsippene.
Revarsling
Beskjeder har ikke mulighet for revarsling eller påminnelse på sms eller e-post.
Oppgaver har revarsling etter 7 dager. Det gjelder bestillinger med ekstern varsling, for å gi en påminnelse til de som ikke har fått gjort oppgaven. Det er et lovkrav om at man skal revarsle dersom det får konsekvenser brukers sak om man ikke gjør oppgaven. Selve sms og e-post er lik som ved første gangs utsendelse, men får en tilleggstekst Påminnelse: foran
Eksempel på påminnelse om varsel på e-post
Visning av varsler i interne systemer
Varsler sendt til privatperson for visning på nav.no, vil også vises internt til veiledere og saksbehandlere. Det skjer gjennom verktøy med tilgangskontroll for oppslag på personer.
Eksempel på visning av varsler til en privatperson i Modia personoversikt
