Retningslinjer for elektronisk (digitalt) samtykke

• Vi kan bruke e-post for å dokumentere at deltakeren har gitt oss samtykke med visse forbehold. Et samtykke på e-post kan ikke røpe relasjonen til NAV, og kan heller ikke inneholde sensitive personopplysninger. Det vil for eksempel si at det ikke kan stå i samtykke at vi ønsker å intervjue personer som mottar sykepenger, eller at vi skal intervjue unge sykemeldte med en bestemt diagnose.
• Elektronisk samtykke der vi avslører relasjonen til NAV og/eller sensitive personopplysninger Avslører innholdet i samtykket relasjonen til NAV eller inneholder sensitive personopplysninger, må det brukes en form for sikker løsning med BankID. Team design research har sagt ifra til ulike miljøer i NAV at dette behovet eksisterer, men har vel ingen tro på at det blir ordnet med det første. Problemet blir jo mindre når Covid-19 pandemien er over og vi kan bruke deltakerne fysisk, men vi vil nok i stor grad også i fremtiden fortsette med intervjuer på video. Det gjør det jo for eksempel mye lettere å snakke med personer i andre deler av landet. 
• Passordbeskyttet dokument: Vi kan ikke bruke et passordbeskyttet dokument som er sendt som vedlegg, fordi dette er lett for uvedkommende å ødelegge, og derfor ikke er sikkert nok.
• Legge elektronisk samtykke i chat rett før intervjuet/brukertesten begynner: Vi kan ikke legge elektronisk samtykke i chat, fordi dette ikke er en sikker nok kanal til deling av personopplysninger.
• Microsoft forms Eksterne (uten NAV ident) kan bare være anonyme når de besvarer Forms. Det betyr at vi ikke får bekreftet hvem som har gitt samtykke. Microsoft forms kan derfor ikke brukes ved innhenting av elektronisk samtykke.
• Elektronisk samtykke innhentet på nav.no:
  Skal du innhente samtykke elektronisk på nav.no, må det ikke være unødvendig forstyrrende for bruken av tjenestene. Det vil si at informasjon om samtykke ikke må dekke viktig informasjon eller på noen måte hindre brukeren i å gjøre det hen skal på nettstedet.

• Det ligger i arbeidsgivers styringsrett og hører til rollen som ansatt, at du kan bli spurt om hva du synes og mener om verktøy og arbeidsprosesser. Internt ansatte må likevel være innforstått med hva undersøkelsen handler om, og det må ikke komme overraskende spørsmål.
• Gjelder det internt ansatte og arbeidsmiljø problematikk (HMS), må vi ha samtykke. Den ansatte må kunne si nei til undersøkelsen. Det er mulig å få samtykket muntlig. Er man i tvil om arbeidsgivers styringsrett, så skal samtykke brukes.

• Aldersgrensen for brukerundersøkelser rettet mot barn og ungdom vil variere avhengig av tema for undersøkelsen og type personopplysninger som skal samles inn:
  • Gjelder det digitale informasjonstjenester rettet mot barn og unge, kan barn gi samtykke til innhenting av personopplysninger etter fylte 13 år uten foreldrenes samtykke. Digitale informasjonstjenester omfatter de fleste nettjenester som for eksempel chattetjenester og sosiale medier som Facebook, Instagram og Snapchat m.m.
  • Ved andre undersøkelser rettet mot barn og ungdom er regelen at mindreårige som er fylt 15 år selv kan samtykke til innhenting og bruk av egne personopplysninger. For barn under 15 år, må de foresatte samtykke på barnets vegne. Regelen gjelder ikke ved innhenting av sensitive personopplysninger. Fram til barnet er 18 år, må sensitive personopplysninger innhentes med samtykke fra foreldrene.
• I NAV inkluderer vi ikke barn under 13 år i innsiktsarbeid og brukerundersøkelser.
• Husk at et samtykke alltid skal kunne trekkes tilbake, både av den mindreårige og av den foresatte. Den mindreårige kan trekke samtykket tilbake selv om det var den foresette som opprinnelig ga sitt samtykke til innhentingen av personopplysningene.

Se informasjon om retningslinjer ved bruk av ekstern leverandør for gjennomføring av brukerundersøkelser (lenke til NAVs intranett).

Se retningslinjer ved utlevering av data (Data og forskning på NAV, nav.no) til forskningsinstitusjoner.

Vi kan rekruttere deltakeren gjennom samtykkeskjemaet til ny brukertest eller innsiktsarbeid. Deltakeren samtykker til å bli kontaktet på nytt igjen ved bruk av kontaktinformasjonen. Dette må stå tydelig som et eget punkt som kan velges bort i samtykkeerklæringen. Det må også være en tidsbegrensning. Ved ny kontakt må det utarbeides et nytt samtykke hvis det gjelder til et nytt formål – for eksempel til en ny brukertest eller nytt innsiktsarbeid.