Retningslinje
Samtykke for Nav Testlab - mal for e-post
Dette er et eksempel på samtykke som kan brukes i Nav Testlab. Det er viktig at du tilpasser den til ditt innsiktsarbeid.
Relevante lenker
(Overskrift som passer din brukbarhetstest)
Du er invitert til å delta i denne brukbarhetstesten fordi du har vist en interesse for å dele noen refleksjoner med oss om Navs tjenester eller ytelser.
Hvem er vi, og hvem er ansvarlig for brukbarhetstesten?
Vi er ansatte i (fyll inn det som passer)i Arbeid- og velferdsdirektoratet (Nav). Vi jobber med å forbedre Navs tjenester gjennom å involvere personer som bruker, eller kan komme til å bruke dem.
Oppgi navn på produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for brukbarhetstesten.
Har du spørsmål om brukbarhetstesten, eller ønsker å vite mer om eller benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte ansvarlig for testen, (navn), på e -post: ….…..@nav.no.
Oppgi e-postadresse til produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for brukbarhetstesten.
Arbeids- og velferdsdirektoratet (Nav) har ansvaret for behandlingen av personopplysningene dine.
Hva innebærer det for deg å delta?
Vi ønsker at du deltar fysisk på en brukbarhetstest i testlaben vår, hvor vi spør deg om dine tanker og eventuelle erfaringer med (fyll inn det som passer) hos Nav. Deretter vil du bli bedt om å teste (tilpass til den aktuelle brukertesten ved å beskrive hva og hvordan det skal testes, for eksempel: teste utkast til to ulike skjema). Hvilke spørsmål du svare på, og hva du svarer, bestemmer du selv. Formålet er å lære mer om hvordan løsningen for (fyll inn det som passer) fungerer i praksis.
Her må du tilpasse samtykke til ditt innsiktsarbeid. E-post er ingen sikker kommunikasjonskanal, så pass på at samtykke som sendes på e-post ikke røper deltakerens relasjon til Nav, og at samtykke heller ikke inneholder andre taushetsbelagte opplysninger eller personopplysninger av særlig kategori. Det vil for eksempel si at det ikke kan stå i samtykke at vi ønsker å intervjue personer som mottar sykepenger, eller at vi skal intervjue unge sykemeldte med en bestemt diagnose. Derfor har vi valgt formuleringen: «tanker og eventuelle erfaringer med».
For å lettere kunne analysere resultatene, ønsker vi å gjøre opptak av lyd, skjerm, video og blikksporing under brukbarhetstesten. Blikksporing innebærer at vi bruker teknologi som registrerer hvor du flytter øynene mens du ser på skjermen. Du kan velge å gjennomføre testen uten å tillate bruk av noen eller enkelte av disse opptaksmetodene.
Lyd og bilde fra testrommet overføres til et rom ved siden av hvor teamet observerer testen og tar notater. Der vil du observeres av inntil (fyll inn det som passer – husk maks ti personer jf. rutiner for Testlaben). Hensikten med dette er at hele teamet får førstehåndserfaring med hvordan løsningene oppleves for deg. Hvis du ønsker kan du hilse på observatørene før testen begynner.
Brukbarhetstesten gjennomføres fysisk i Fyrstikkalléen 1 på Helsfyr, 0661 Oslo, og kan vare i (fyll inn det som passer).
Må du delta i denne undersøkelsen?
Nei, det er frivillig å delta. Mottar du tjenester fra Nav, vil ikke deltakelse i denne bruksbarhetstesten påvirke dine rettigheter i Nav. Vi har ikke tilgang til dine saker. Andre i Nav får heller ikke vite hvem som deltar på testen, og opplysningene du gir kan ikke kobles til dine saker hos Nav.
Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Hvis du samtykker til å delta, vil vi i en kort periode lagre dine kontaktopplysninger og notere ned de opplysningene som blir sagt under brukbarhetstesten. Vi ønsker også å ta opptak av lyd, skjerm og video med blikksporing (tilpass med de opptaksmetodene som er aktuelle).Vi vil ikke be deg dele opplysninger som er særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel opplysninger om din helse. Om du likevel velger å dele slike opplysninger med oss, vil også dette behandles på en sikker måte. Vi vil bare bruke opplysningene om deg til gjennomføring av denne testen.
Begrepet særlige kategorier kan være fremmed for noen. Før testen starter anbefales det at testleder gjennomgår samtykke med deltager og forklarer hva det begrepet betyr og kommer med noen praktiske eksempler. som f.eks. opplysninger om helse eller politisk oppfatning.
Personopplysninger som ikke er relevant for formålet med brukerinnsiktsarbeidet skal ikke dokumenteres i notater eller opptak av lyd, skjerm eller video. Dersom deltageren deler personopplysninger som åpenbart ikke er relevant for innsiktsarbeidet eller om tredjepart, skal du så langt det går avstå fra å notere dette, i tillegg må du gjøre en vurdering av om:
Noen ganger kan det også være vanskelig å vite om informasjon er nødvendig eller ikke. Er du i tvil så gjennomgå notatene i etterkant av testen og slett det som ikke trengs for å belyse det relevante formålet.
Det er bare (antall)personer som jobber med denne brukbarhetstesten i Nav, som har tilgang til opplysningene. De har taushetsplikt.
De ansatte som er med på innsiktsarbeidet, testleder, observatører eller andre som på en eller på annen måte har tjenstlig behov for å ha tilgang til personopplysningene, skal registreres i skjema for etterlevelse og datahåndtering ved brukertest i testlaben. Antall ansatte i som oppføres i dette skjema skal samsvare med det som står i samtykke. Skjema for etterlevelse og datahåndtering lagres i Websak sammen med samtykkemalen og eventuell annen informasjon testdeltaker får. Les mer om planlegging av innsiktsarbeidet her:
Når testen er ferdig vil svarene dine anonymiseres. Anonymiseringen gjennomføres så fort som mulig. Opplysningene som kan lede tilbake til deg slettes så snart anonymiseringen er gjennomført og senest innen (antall) måneder. De anonyme dataene vil brukes til (fyll inn det som passer).
Standard her er 3 eller 6 måneder. Skal personopplysningene lagres noe lenger, for eksempel inntil 9 eller 12 måneder, bør det være særskilte grunner til det.
Oppgi hva sluttresultatet skal bli: for eksempel skal det bli en rapport som skal publiseres eller vil de anonyme dataene bli brukt til å forbedre en søknadsdialog? Skal sluttresultatet deles intern eller eksternt?
Dine rettigheter
Så lenge det er mulig å kjenne deg igjen i datamaterialet, har du rett til:
Samtykke
For å samtykke så svarer på denne e-posten med:
Ja, jeg (fyll inn fullt navn) samtykker til å delta i en brukbarhetstest hos Nav.
Og dersom du er komfortabel med det, velger du å legge til alternativene:
Det er ikke krav om signatur ved samtykke, det er derfor heller ikke nødvending med elektronisk signatur i et elektronisk samtykke.
Akkurat som ved et analogt samtykke, er det som betyr noe, at vi må kunne påvise at deltakeren har gitt et samtykke gjennom en tydelig bekreftelse.
Samtykkeskjema limes inn i e-posten du sender til deltageren, du skal ikke sende den som en egen fil.
Mer om personvern
Navs personvernerklæring og kontaktinformasjon til personvernombudet
Medvirkende