Retningslinje
Huskeliste for samtykker
Huskeliste for å lage samtykke til bruk i intervjuer, brukertester og annet innsiktsarbeid.
Innholdet kan være utdatert
Det er over 1 år siden innholdet ble revidert. Vi kan ikke være helt sikre på hvor nøyaktig artikkelen er lenger.
Her er en liste over det som er lurt å huske på når du skal sette deg ned å skrive et samtykke. Bruk gjerne malene vi har laget når du skal utforme ditt eget samtykke.
Innholdet i et samtykke kan variere så husk å tilpasse den til din undersøkelse og ditt formål. Huskelista er ment som en hjelp.
Lurer du på noe, kan du gjerne kontakt oss på e-post: researchops@nav.no eller på #researchops på slack (kun for interne).
Bruk et klart, enkelt og forståelig språk når du skriver et samtykke. Se Klarspråk (Språkrådet) og Slik skriver og formidler vi i NAV (intern lenke) for flere tips.
1. Invitér til deltakelse
- Lag en hyggelig invitasjon til å delta i undersøkelsen
- Informer eventuelt om hvordan deltakerne har blitt valgt ut – ser du for eksempel etter en bestemt aldergruppe, eller personer som mottar en bestemt ytelse eller tjeneste fra NAV?
2. Gi informasjon om hva som er formålet med undersøkelsen
- Hva handler undersøkelsen om? Pass på at du ikke forteller for mye, og dermed skaper bias hos deltakeren som ødelegger undersøkelsen.
- Hva skal opplysningene brukes til?
- Hvor lenge varer undersøkelsen og når er den planlagt avsluttet.
- Opplys om undersøkelsen vil bli publisert.
3. Informer om hvem som er ansvarlig for undersøkelsen i NAV
- Oppgi navn på produktteam, produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for undersøkelsen.
- Oppgi e-post adresse til produktteam, produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for undersøkelsen.
4. Informer om hvilke datainnsamlingsmetoder du skal bruke
- Er dette en spørreundersøkelse, et intervju eller en dagbokstudie? Er det en kort brukertest eller en lang studie der man følger en person eller gruppe over et lengre tidsrom? Vil deltakerne bli kontaktet flere ganger? Blir det tatt bilder eller gjort lyd eller videoopptak av deltakeren?
- List hver datainnsamlingsmetode individuelt med avsjekkingsbokser, slik at deltakerne selv kan velge å takke nei til bestemte metoder (f.eks. videoopptak) og kun samtykke til deler av undersøkelsen.
- Er det andre personer i produktteam eller produktområde som skal se på og/eller lytte på en brukertest fra et annet rom, skal dette også inn i lista over datainnsamlingsmetoder slik at testpersonen kan velge å takke nei til dette.
5. Informer om hvilke personopplysninger du ønsker å samle inn fra deltakeren
- Informer også om spørsmålene vil inneholde eller ikke inneholde spørsmål av sensitiv karakter.
6. Informer om hvilke personopplysninger du ønsker å samle inn fra deltakeren
- Informer om at personopplysningene bare skal brukes til det undersøkelsen handler om, og det deltakeren samtykker til.
7. Forklar hvordan NAV sikrer personopplysningene til deltakerne
- Forklar hvordan personopplysningene oppbevares og lagres.
- Forklar metoden som brukes for å pseudoanonymisere eller eventuelt anonymisere personopplysningene.
- Fortell hvis eller når personopplysningene anonymiseres
- Opplys om hvor lenge personopplysningene lagres og når de slettes. Dette vil variere fra undersøkelse til undersøkelse, og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Gjør en vurdering av hvilket lagringsbehov dere har og hvorfor – hva er det som begrunner hvor lang lagringstiden er. Er ikke grunnene saklige nok – er ikke fastsatt lagringstid gyldig.
8. Gi informasjon om at det er frivilligå delta i undersøkelsen og hvilke rettigheter de har
- Gi tydelig informasjon om at deltakeren har rett til å trekke samtykke når som helst underveis i for eksempel intervjuet eller brukertesten, eller etter at intervjuet eller brukertesten er gjennomført uten å måtte oppgi en grunn.
- Opplys også om at brukeren har rett til innsyn, retting, begrensning og sletting av sine personopplysninger for opplysninger som ennå ikke er blitt anonymisert.
- Informer om hvordan deltakeren går frem for å trekke samtykket sitt og/eller få innsyn, rette, begrense eller slette personopplysningene sine. Slike henvendelser skal behandles så raskt som mulig.
- Om personen mottar tjenester fra NAV, må teksten opplyse om at samtykke ikke påvirker brukerens rettigheter eller tjenester fra NAV på noen måte, hverken positivt eller negativt. Gi informasjon om at andre i NAV ikke får ikke vite hvem som har deltatt, og at resultatene fra den enkelte ikke kan kobles til den enkeltes sak eller saker.
- Gi kontaktinformasjonen til personvernombudet i NAV.
- Opplys også om retten til å sende klage til Datatilsynet.
9. Gi informasjon om taushetsplikt
- Forklar at alle som skal ha tilgang til personopplysningene har taushetsplikt, dvs. plikt til å hemmeligholde opplysningene og hindre at uvedkomne får tilgang.
- Fortell hvem som skal ha tilgang til opplysningene. Vær konkret og opplys om nøyaktig antall personer som skal ha tilgang.
10. Dokumentasjon av samtykke
- Det eneste kravet til form er at samtykke må kunne dokumenteres. Det vil si at vi må kunne påvise at deltakeren har gitt et samtykke gjennom en tydelig bekreftelse.
- Innhentes samtykke ved oppmøte må vi ha et skriftlig samtykke med fullt navn og dato.
- Innhentes det pr e-post må vi ha et svar på e-post med tydelig bekreftelse på at samtykke er akseptert- se eksempelmal for samtykke pr e-post
Medvirkende