Retningslinje
Samtykke for brukertest i Testlaben - mal for e-post
Dette er et eksempel på samtykke for brukertest i Testlaben i Fyrstikkalléen 1. Det er laget for å kunne sendes per e-post, og det er viktig at du tilpasser innholdet til ditt innsiktsarbeid/brukertest.
Samtykke for brukertest i Testlaben - mal for e-post
(Overskrift som passer din brukertest)
Du er invitert til å delta i denne brukertesten fordi du har vist interesse for å dele noen refleksjoner med oss om NAVs tjenester eller ytelser.
Tidspunkt: (tilpasses din brukertest)
Sted: Fyrstikkalléen 1 på Helsfyr, 0661 Oslo.
Hvem er vi, og hvem er ansvarlig for undersøkelsen?
Vi er ansatte i (fyll inn det som passer) i Arbeid- og velferdsdirektoratet (NAV). Vi jobber med å forbedre NAVs tjenester gjennom å involvere personer som bruker, eller kan komme til å bruke dem.
Oppgi navn på produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for brukertesten.
Har du spørsmål om brukertesten, ønsker å vite mer, eller benytte deg av dine rettigheter? Da kan du kontakte (fyll inn navn) som er ansvarlig for brukertesten på e-post (fornavn.etternavn@nav.no), eller ansvarlig for NAVs Testlab (researchops@nav.no).
Oppgi e-postadressen til ansvarlig person for brukertesten eller e-postadressen til produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for brukertesten.
Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) har ansvaret for behandlingen av personopplysningene dine.
Hva innebærer det for deg å delta i denne brukertesten?
Vi ønsker at du deltar fysisk i en brukertest i testlaben vår. Her vil vi spørre deg om dine tanker og eventuelle erfaringer med (fyll inn det som passer) hos NAV. Deretter vil du bli bedt om å teste (tilpass til den aktuelle brukertesten ved å beskrive hva og hvordan det skal testes, for eksempel teste ny søknadsdialog for en gitt ytelse/stønad). Hvilke spørsmål du ønsker å svare på, og hva du svarer, bestemmer du selv.
Formålet med brukertesten er å lære mer om hvordan løsningen for (fyll inn det som passer) fungerer i praksis. Det er viktig å nevne at det er løsningen vi tester, og ikke deg som person.
Her må du tilpasse samtykket til ditt innsiktsarbeid. E-post er ingen sikker kommunikasjonskanal, så pass på at samtykket som sendes ikke røper deltakerens relasjon til NAV, og at samtykket heller ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller personopplysninger av særlig kategori. Det vil f.eks. si at det ikke kan stå i samtykket at vi ønsker personer som mottar sykepenger, eller unge sykemeldte med en bestemt diagnose. Derfor har vi valgt formuleringen "tanker og eventuelle erfaringer med".
For å lettere kunne analysere resultatene, og få best mulig kvalitet på brukertesten, ønsker vi å gjøre opptak av lyd, skjermbilde, video og blikksporing. Blikksporing innebærer at vi bruker teknologi som registrer hvor du ser på skjermen, og hva du ser på. Du kan velge å gjennomføre brukertesten uten å tillate bruk av noen eller enkelte av disse opptaksmetodene.
Lyd, skjermbilde, video og blikksporing fra brukertesten (eget rom) overføres til et annet rom ved siden av hvor teamet observerer og tar notater. Du observeres av inntil (fyll inn det som passer - husk maks ti personer, jf. Rutiner for Nav Testlab (Fyrstikkalléen 1) (Navet, Navs intranett)). Hensikten med dette er at de som observerer får egen erfaringer med hvordan løsningen oppleves for deg. Hvis du ønsker kan du hilse på disse personene før brukertesten starter.
Må du delta i denne brukertesten?
Nei, det er frivillig å delta.
- Mottar du tjenester fra NAV, vil ikke deltakelse i denne brukertesten påvirke dine rettigheter i NAV.
- Vi har ikke tilgang til dine saker.
- Andre i NAV får ikke vite hvem som deltar, og opplysningene du gir underveis kan ikke kobles til dine eventuelle saker hos NAV.
Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Hvis du samtykker til å delta, vil vi for en kort periode lagre kontaktopplysninger dine og notere ned opplysningene som blir gitt underveis i brukertesten. Som nevnt over, ønsker vi også å gjøre opptak brukertesten med lyd, skjermbilde, video og blikksporing (tilpass med de opptaksmetodene som er aktuelle). Vi vil bare bruke opplysningene om deg til gjennomføring av denne brukertesten.
Det er (antall) personer som jobber med denne brukertesten i NAV som har tilgang til disse opplysningene. De har alle taushetsplikt.
De ansatte som er med på innsiktsarbeidet (testleder, observatører eller andre som på en eller annen måte har tjenstlig behov for å ha tilgang til personopplysninger), skal registreres i datahåndteringsplanen. Antall ansatte som føres opp skal samsvare med det som står i samtykket. Datahåndteringsplanen lagres i Websak (arkivsystem) sammen med samtykket for den aktuelle brukertesten og eventuell annen informasjon testdeltakeren får.
Les mer om planlegging av innsiktsarbeidet her:
- Rutiner for Nav Testlab (Fyrstikkalléen 1) (Navet, Navs intranett)
Når brukertesten er ferdig, vil svarene dine anonymiseres så fort som mulig. Opplysningene som kan lede tilbake til deg slettes så snart anonymiseringen er gjennomført, og senest innen (antall) måneder. De anonyme dataene vil brukes til (fyll inn det som passer).
Standard her er 3 eller 6 måneder. Skal personopplysningene lagres lenger, for eksempel inntil 9 eller 12 måneder, bør det være særskilte grunner til det.
Oppgi hva sluttresultatet skal bli. For eksempel:
- Rapport som skal utarbeides og publiseres?
- Skal de anonyme dataene brukes til å forbedre en søknadsdialog eller lignende?
- Skal sluttresultatet deles internt, eller eventuelt eksternt?
Dine rettigheter
Så lenge vi behandler dine personopplysninger, har du rett til:
- å trekke tilbake samtykke før, underveis i brukertesten, eller etter at den er ferdig – uten å oppgi grunn.
- å se hvilke opplysninger vi har om deg tilknyttet denne brukertesten, og å få utlevert en kopi av disse.
- å få rettet opplysninger om deg som er feil eller misvisende.
- å få slettet dine personopplysninger.
- å sende klage til Datatilsynet om behandlingen av dine personopplysninger.
Samtykke
For å samtykke svarer du på denne e-posten med:
Ja, jeg (fyll inn fullt navn) samtykker til å delta i brukertesten.
Og dersom du synes det er greit, kan du legge til det ene eller begge av disse alternativene.
Ja, dere kan ta opptak av lyd, video og skjermbilde.
Ja, dere kan bruke blikksporing, og dermed se hvor jeg ser på skjermen og hva jeg ser på.
Det er ikke krav om signatur ved samtykke, og det er derfor heller ikke nødvendig med digital signatur i et digitalt samtykke.
Akkurat som ved et analogt samtykke, er det som betyr noe, at vi må kunne påvise at deltakeren har gitt et samtykke gjennom en tydelig bekreftelse.
Samtykkeskjemaet limes inn i e-posten du sender til deltakeren, så du skal ikke sende den som en egen fil.
Når du har fått svar fra deltageren lagrer du e-posten med samtykke i lukket kanal på Teams Se Rutine for lagring av innsiktsdata. Du må slette e-posten fra Outlook med en gang den ligger lagret i Teams.
Mer om personvern
- Kontaktinformasjon til Datatilsynet (datatilsynet.no).
Medvirkende
