Guide
Foundation Sprint: Slik samler du teamet om en felles retning
Få team er samkjørt om hva teamets retning innebærer. Spør du folk i gangen, nikker de fleste til at vi skal lage brukervennlige løsninger og levere verdi. Men skraper du litt i overflaten oppdager du om teamet er like samkjørt som du tror.
Gjør denne testen: Be hvert teammedlem beskrive målet, brukeren og problemet med egne ord. Får du da det samme svaret? Ofte er svaret nei.
Resultatet er grums i hverdagen: Gnisninger om veivalg, evige diskusjoner om prioriteringer og følelsen av at dere jobber på hver deres tue. Dette er spesielt kritisk for tverrfaglige produktteam som må ta mange beslutninger selv. Autonomi er en forutsetning for fart, men autonomi uten felles retning skaper kaos. Skal dere ha høy endringstakt, må dere få til å justere kursen raskt, sammen.
En effektiv måte å få til dette er å involvere teamet i å ta konkrete beslutninger. Et verktøy for å gjøre dette er Foundation Sprint.
Hva er en Foundation Sprint?
Konseptet Foundation Sprint er hentet fra boken Click av Jake Knapp og John Zeratsky (skaperne av Design Sprint). Det er en strukturert workshop over to dager som raskt hjelper teamet å ta de vanskelige beslutningene. Målet er ikke en perfekt strategi for evigheten, men en felles hypotese som gir fart og retning her og nå.
I workshopen skal teamet bli enige om:
- Hvem den viktigste brukeren er
- Hvilket problem dere egentlig løser
- Hvordan dere skal løse det (tilnærming)
- Hvem eller hva dere konkurrerer mot (substitutter eller konkurrenter)
- Hva som er deres særpreg
Hvorfor kaller vi det en hypotese? Ved å være ærlige på at vi ikke har fasiten, og sammen anerkjenne at det er en kvalifisert gjetning, senker vi terskelen for å ta beslutninger. Det er bedre å være omforent om en retning vi kan teste og justere, enn å stå stille og forsøke å analysere ting i hjel.
Når passer det og når passer det ikke?
Sprinten er spesielt verdifull når dere trenger å samle teamet og samtidig vil utforske hvordan dere kan forbedre eller videreutvikle produktet deres. Det gjelder enten dere er et helt nytt team, skal i gang med et nytt initiativ, eller rett og slett har jobbet sammen så lenge at dere har mistet grepet om en felles retning.
Foundation Sprint kan passe dårlig hvis:
- Dere mangler folk: Er teamet halvveis bemannet eller nøkkelpersoner på vei ut? Vent på stabilitet for at sprinten skal gi mest verdi.
- Det brenner: Står dere midt i en kritisk leveranse? Da kan sprinten oppleves som forstyrrende byråkrati.
- Dere ikke er et produktteam: Ledergrupper, prosjektteam eller enabling team kan ofte ha bedre nytte av andre verktøy, som for eksempel en teamavtale.
Det er en stor investering å ta hele teamet ut av arbeidsoppgavene sine i to dager. Men alternativet er ofte dyrere: månedsvis med ineffektive diskusjoner og dobbeltarbeid. Med en Foundation Sprint tar dere de viktigste avgjørelsene først, slik at hverdagen etterpå handler om å lære og justere basert på gode data.
Hva sitter dere igjen med?
Etter to dager har dere mer enn bare gule lapper på et brett. Dere blir en mer sammensveiset gjeng med en tydelig felles retning. I tillegg sitter dere igjen med:
- En felles hypotese: Dere slutter å snakke forbi hverandre. Når alle er enige om de 5 grunnelementene (bruker, problem, løsning, substitutter/konkurranse, særpreg), forsvinner behovet for omkamper.
- Et lovende konsept: Dere har gått fra ord til en konkret visualisering av et konsept som er et håndfast underlag, bortimot klart til å testes på brukere umiddelbart.
- Mindre støy: Det blir enklere å prioritere. Nye innfall og idéer blir ikke lenger distraksjoner som endrer kurs, men hypoteser som må vente på tur eller forkastes fordi de ikke passer inn akkurat nå.
- En konkret plan for læring: Dere vet nøyaktig hvor skoen trykker. Ved at teamet rangerer hvor sikre dere er på hypotesen dere har laget (sprintens siste oppgave), blir det tydelig hva som er trygt og hva som er gjetning. Da vet dere umiddelbart hva som må testes først.
- Fart: Dere går fra stillstand til handling. Dere vet hva dere tror på, og hva som må gjøres først. Det gir teamet ro til å fokusere på utvikling og læring.
Hypotesen dere lander på er sannsynligvis ikke 100 % riktig. Og det er helt fint! Målet med sprinten er ikke å spå fremtiden, men å bli enige om noen grunnleggende ting, og vite hva dere bør teste først. Det er bedre å teste en kvalifisert gjetning og lære raskt, enn å bruke uker på å analysere dere frem til noe som ikke gir mer læring.
Slik bruker du Foundation Sprint i praksis
Malen for Foundation Sprint ligger klar til bruk (lenke nederst). For å lykkes må du ha kontroll på tre ting: forberedelser, roller og spilleregler.
1. Forberedelser
Før dere starter må dere ha avklart:
- Når dere skal gjennomføre: Teamet må sette av to hele dager (typisk 09:00–15:30).
- Hvem som deltar: Hele teamet bør være med.
- Fasilitator: Skal dere lede dere selv gjennom prosessen eller få med en dedikert fasilitator som ikke er en del av teamet?
- Beslutter: Hvem har siste ordet? Rollen beskrives senere i artikkelen.
- Logistikk: Book et rom der alle har strøm. Ha en plan for mat og snacks.
Dere kan gjøre sprinten heldigitalt, men det er ofte bedre å sitte i samme rom selv om dere jobber på hver sin PC. Da flyter samtalen lettere, og dere får tid til å prate sammen i pausene.
Deltakerne trenger lite forberedelse. Har dere jobbet sammen en liten stund, sitter dere sannsynligvis på nok kunnskap allerede. Er produktet eller teamet helt nytt, kan dere gjøre et innsiktsarbeid på forhånd. Det kan for eksempel være fem brukerintervjuer og en analyse av konteksten dere skal inn i.
2. Roller
Prosessen krever tre tydelige roller for å fungere:
- Deltakerne
Alle i teamet bør være med, uansett rolle. Dere trenger ulike perspektiver for å lage en god hypotese. Som en deltaker sa i vår sprint: "Bare stol på prosessen, så blir resultatet bra!" - Fasilitator
Den som holder styr på tiden og prosessen. Er dere et lite team, kan en av dere fasilitere selv. Er dere mange (eller må dele dere i flere grupper), bør dere hente inn en ekstern fasilitator. Da slipper dere å sjonglere rollene. - Beslutter
Dette er den viktigste rollen for å sikre fremdrift. Avgjørelsene i sprinten tas ikke demokratisk. Det vil være litt rom for diskusjon, men én person har ansvaret for å ta beslutningene. Dette er typisk produktleder, men kan være hvem som helst med god innsikt i produktet og dets bruk.
Det kan høres skummelt ut med én person som bestemmer, men i praksis er det mindre dramatisk. Siden teamet først har stemt frem sine favoritter, vil beslutteren nesten alltid velge det flertallet peker på. Rollen er der først og fremst for å hindre at diskusjoner går i vranglås, og for å sikre fremdrift.
3. Gjennomføringen
Sprinten går over to dager med høyt tempo. De fleste oppgavene på dag 1 følger samme oppskrift for hvert tema:
- Individuell idémyldring: Alle skriver forslag på lapper.
- Heatmapping: Alle stemmer på forslagene de har mest tro på.
- Kort diskusjon: Beslutter stiller spørsmål for å forstå forslagene.
- Beslutning: Beslutter velger hvilke lapper som blir med videre.
Etter at de viktigste elementene av hypotesen er satt, bruker dere tid på dag 2 til å skissere hvordan løsningen faktisk kan se ut. Dette gjør de abstrakte ordene om til noe konkret.
På slutten av dag 2 stemmer alle over hvor stor tro de har på hele hypotesen, inkludert deres skisserte forslag til tilnærming. Da ser dere umiddelbart hva som er solid, og hva som må jobbes mer med.
Vanlige fallgruver (og hvordan unngå dem)
Selv med en god plan er det fort gjort å trå feil. Her er noen feller du må se opp for:
- Ikke sorter og slå sammen lapper underveis: Ikke bruk tid på å sortere og gruppere like idéer før heatmappingen. Det stjeler tid. Stol på at deltakerne og beslutteren klarer å navigere i kaoset.
- Husk at dere lager en hypotese, ikke en fasit: Hvis dere blir sittende og krangle om detaljer for å finne det "perfekte" svaret, blir dere ikke ferdig tidsnok. Ta en beslutning og kom dere videre. "Prosessen er hektisk, men nødvendig", sa en av deltakerne etter en sprint.
- Bruk tid på spillereglene: Starten av sprinten har noen enkle kjøreregler. Bruk tid på å skape forståelse for disse. Hvis alle er enige om reglene i starten, er det lettere å peke på dem hvis dere ligger bak tidsskjemaet senere i sprinten.
- Legg en plan for veien videre: Det er bortkastet å lage en hypotese som havner i en skuff. Ha en plan for hvordan dere skal bruke den før dere går i gang med sprinten.
Etter sprinten: Hold hypotesen levende
Gratulerer, dere har en hypotese! Men jobben er ikke ferdig, den har akkurat startet. Forfatterne bak metoden anbefaler å bruke en Design Sprint til å teste hypotesen, men dere kan også starte enklere med geriljatesting eller prototyping:
- Test det som er usikkert: Bruk resultatet til å prioritere hva som må testes videre. Må dere intervjue brukere? Lage en bedre prototype? Lag en plan for hvordan dere jobber videre for å validere (eller avkrefte, og endre) hypotesen.
- Gjør det synlig: Print ut hypotesen og heng den på veggen, eller legg den inn i de digitale tavlene deres. Ta den opp på planleggingsmøter.
Husk at en hypotese skal være levende. Det er helt greit at den endrer seg. Faktisk er det et sunnhetstegn. Det betyr at dere lærer.
Kom i gang
Klar for å unngå månedsvis med grums og sette fart i produktteamet?
Navs mal for Foundation Sprint finner du her. (Lenken er kun tilgjengelig for Nav-ansatte) Den gir dere alt dere trenger for å kjøre prosessen selv.
Lykke til!
Medvirkende
